本文經授權刊載于《程序員》雜志2012年12月期刊。請勿轉載作為商業用途。
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寫在前面
幾個月前，團隊邀我做次內部的分享，主題是如何有效搜索信息。這是因為平時工作中，我經常會分享一些專業學習文檔，而這些文檔的出現往往很及時，回應一些我們自己項目的困惑，所以大家會好奇我如何及時找得到那么專業且對口的參考資料。
這些資料有些來自網絡搜索，有些卻是來自我的“個人資料庫”，它分門別類，容易檢索，所以很輕易就能夠翻出來示人。所以后來，這次分享便從“搜索術”，擴大為如何獲取、整理各種信息的技能。
這原來我認為是常識的東西，卻在簡單分享后得到好評。受到鼓勵之余，我也明白了并不是所有人都明白有效的信息搜集及整理有多么重要，也并不是所有人，都掌握了行之有效的方法和技巧。故整理成文，做拋磚引玉之用。
一.信息搜集及整理循環圖
如上圖1所示，我認為“信息搜集及整理術”會包含三個關鍵階段：
- 搜索：“找信息”——用各種搜索渠道快速找到所需的精準信息。
- 集成：“存信息”——簡單來說，就是把你找到的信息，定制成為個人資料庫，按照自定義的主題，分類存儲在自己很方便訪問的地方。
- 整理：“理信息”——信息單純集成而不加整理，時間長了就會雜亂不堪，所以才會出現很多人自己的硬盤資料庫已經塞滿了，每當需要什么資料的時候，還是需要去搜索。定期對所集成的信息進行整理（歸類，去重，留精，加可供搜索的標簽等等），能夠顯著提升信息搜索效率。
最初你需要一定的動力去嘗試開始做這件事情，而一旦興趣產生，再加以堅持， 這就已經成為習慣，和你密不可分了。
二.搜索術
2.1 建立你的主題關鍵詞
建立自己關注的核心關鍵詞是重要的一步。
如今我們遇到的信息量已經高速爆發，信息的種類和來源多種多樣，信息的更新速度日漸加快。喜歡刷微博的同學都清楚，一旦進了微博，你就進入了無數信息和主題詞的世界，通過一個消息到另一個消息，看來看去時間就消耗進去了。
如果我們不設立一些主題，很容易陷入信息的汪洋中，而另一個極端則是兩耳不聞窗外事，擔心信息負載太大而刻意回避信息，導致自己和時代脫節。如果作為一個交互設計師，能夠不關注的交互界的態勢嗎？
主題關鍵詞有幾個好處：
- 建立方向提醒：
時刻明白對自己真正有價值的是什么，主動保持該類信息的更新；而那些無關緊要的，則可以少看或者不看。
- 主動獲取信息：
使用各種訂閱、集成工具更有目標，用這些詞訂閱，讓信息主動找你。
- 減少無聊時間：
無所事事比忙碌更讓人疲憊，若找不到想干的事，最起碼可以搜索下你的主題詞，找點好玩的文章或動態。
雖然靠大腦就可以形成自己的關鍵詞，但工具可以幫助你加深記憶，比如用mindmanager等腦圖工具做圖，貼于自己的書桌或辦公桌前：
圖2：Heidi的主題關鍵詞
主題詞建好之后，并不是一成不變，需要定期結合自己的工作評估及更新。比如我近一年對商務智能（Business intelligence）很感興趣，也會定期查閱相關的資訊，但是去年此刻，我對此幾乎不了解。
2.2 用好你的搜索引擎！
主題關鍵詞讓我們知道自己時刻應該關注什么，而接下來我們就要更去找這些信息！
搜索引擎是非常重要的信息獲取入口，至于我用的技巧真算不上高級，歡迎搜索達人們和我交流下省力更有效的搜索手段。
2.2.1 找準關鍵詞，事半功倍！
很早之前，我偶然看到兩張圖片。我很喜歡這兩個圖片，所以我希望看到更多類似的圖片。
圖3：用何種關鍵圖去檢索這兩類圖片呢？
可是，首先這種圖叫什么圖呢？
先在腦子里頭腦風暴下應該用的關鍵詞，叫什么呢？插圖？圖表？手繪圖？插畫？這些關鍵詞搜索出來的結果真讓人沮喪。但是，根據搜索結果的提示，一步步更換關鍵詞直至找到靠譜的結果。而最終，當我找到這個詞后，就找到寶藏了——
要找圖3中左側類型的圖，請嘗試用“可視化思考”，或用google搜索“visual thinking”，要找更多圖3中右側類型的圖，請嘗試用“信息圖”，或“infographic”。
圖4：可視化思考的檢索結果
圖5：信息圖的檢索結果
所以，在搜索中，要不斷地更換更貼切的關鍵詞，而不是一直打擦邊球。如何找到貼切的關鍵詞呢？從你覺得可行的第一個關鍵詞開始，不要輕言放棄，根據每次搜索結果出來的線索跟蹤，不斷更換關鍵詞，直至拿到結果。
2.2.2 更換語言，別有洞天
有時更換為英語能夠讓你獲取更精準的結果。所以這也是為什么，我的主題詞要中英雙語版。既然很多中文的結果是從英文翻譯過來的，直接查看源文章顯而易見信息遺漏較少。
圖6：用英文搜索“可視化思考”得到的結果
以此類推，每多一種語言就打開一扇新的了解世界的窗口。就拿家庭收納來講，用中文“收納”去搜索文章，幾乎只是一些零碎的圖片和社區網站為了招徠用戶拼湊而成的收納技巧。而用日語“収納”去搜索，看日本的某些網站，我們能夠看到很多關于收納術的經驗、文檔和教程。有些教程的豐富性不亞于出版的書籍，更好過于我們國內那些拼湊出來的家居整理學了。如http://www.iris-interior.com/mainichi/網站提供的本多先生每日收納教程：
圖7：用日語収納檢索到的專業網站
關于收納學的網站，大家有興趣可以用日語“収納”搜搜試試，不可以找我要。
2.2.3.更換搜索方式，殊途同歸
若網頁搜索不能獲得所要結果，可以變換搜索類型，比如搜索圖片，再通過圖片鏈接到有價值的網站。
我常用的則是文件搜索，與普通網頁相比，這些文檔通常意味著更好的更系統化的組織，從而讓你的信息獲取更加有效。
如何用搜索引擎搜索文檔呢？
- 如果你使用google，在檢索詞前加入inurl:pdf。
- 如果你使用百度，在檢索詞前加上filetype：all，如要特定PDF格式則輸入：filetype：PDF
如用百度搜商務智能的相關文檔：
圖8：用百度搜索文檔
2.2.4.別忘記了專業網站
專業網站讓你免除在大量的垃圾信息里找所需資料的苦惱，他們的信息往往更加聚焦。我經常用到的專業性搜索網站有：
- slideshare.net
——PPT分享網站，很多國外制作優良，內容豐富專業的PPT。我經常在這里搜索關于可視化思考的文檔資料。但是很遺憾的是，目前你就需要翻墻才能夠看到這個網站了。
-
- MBA智庫
——專注于經管領域的資料庫。你可以在這里搜到很多經管領域的各種術語解釋，文檔等。
- 維基百科
——如果在墻外或者會翻墻的話。很多被國內是敏感詞的，在這里能夠看到非常翔實的前因后果各種脈絡。當然，若非敏感詞的話，百度百科也是不錯的資源。
2.2.5.向書籍里找搜索提示！
一個小提示，沒有關鍵詞靈感的時候，還可以從書的目錄去獲取關鍵詞提示。 除了目錄，專業書籍里面隱含很寶貴的可供挖掘的信息。
下面就是一個利用書籍提供的信息不斷發掘，進而找到真正所需的信息的案例：
最近我讀《Excel圖表之道》這本書，在P152頁提到的圖表類型選擇指南的原作者是Andrew Abela。這個人名就是一個很寶貴的關鍵詞！這個關鍵詞可能代表著：數據，數據分析，商務智能，溝通演示等等主題。
所以搜索此人，看到此人的博客是：http://extremepresentation.typepad.com/。這個博客是專業博客，主題是復雜信息的溝通及演示。
而這個博客為一本書做廣告，這本書正是出于Andrew Abela, 《Advanced Presentations by Design: Creating Communications that Dirves Action》,此書的中文版在大陸有售，中文翻譯為《說服力演說是怎樣煉成的—如何設計當場成交的PPT》。
進而又通過博客這本書的網站：http://www.extremepresentation.com/。這個網站有一些相當不錯的信息，推薦對于演示有興趣的同學們看看。比如以下兩個圖表也來自該網站：
圖9：extremepresentation.com的配圖
當然，被《Excel圖表之道》作者劉萬祥老師引用的圖表類型選擇指南的圖英文原版也在這個網站中有大圖可以下載。另外，我們的信息挖掘還沒有結束哦！注意，他還提供了另外一個在線的工具：www.chartchooser.com，此網站可供數據分析師們根據自己的需求選擇不同的圖表展現，該網站出自juiceanalytics（http://www.juiceanalytics.com/）。而進入Juiceanalytics網站的白皮書欄目，我找到了《設計人人都愛的信息儀表盤指南》（A Guide to Creating Dashboards People Love to Use） ，這本白皮書恰好能夠解答我對于近期工作的一些迷惑。
如果特意去找，反而不容易有所收獲，而如果知道自己的主題關鍵詞，你的信息嗅覺就會非常靈敏，在某個契機下，抓住線索不放，往往不經意中探得捷徑。
三.便捷的集成
集成是信息的集中歸檔。搜索引擎固然方便，可是若一些常用的東西，未必每次都需要搜索。而是可以在自己的電腦上建立個人資料庫。不管是否有網絡，都能夠隨時查閱。
我會習慣將搜索到有價值的文檔、網頁、圖片存儲在自己的電腦里，可是，我們也會發現，這些資料一旦存到硬盤里，卻石沉大海。下次若需要，卻還是求助于搜索引擎。而另一方面，電腦文件夾卻又日漸龐大，要經常刪除文檔以騰挪出空間。這種方法還有一個弊端，那就是多臺電腦使用時，就要借助移動硬盤或U盤，從而一份東西，居然要三處備份。
后來有了Dropbox
等應用，能夠比較方便多機共享文件，但是容量畢竟有限，卻時而遭受屏蔽。后來自然也有國內的一個好的服務，比如360云盤
，可以有多達5G的空間，實現云端、多電腦客戶端共享文件。大家若有需求，也不妨一試。
這些網盤、云盤之類的服務，解決了多個客戶端同步存儲的需求。但是我日常工作中，還時少不了以下幾個小應用，來作為集成手段的有效補充。他們的特點是：
- 調用方便
——不用像使用網盤那樣需要先存儲下來再上傳，隨時能夠調取使用，不用中斷當前工作。比如在一件任務進程中，遇到一篇不錯的文檔，想歸檔以后閱讀。只需要點擊一下就可以集成到自己的主題分類里，比如預設好的“待讀”文件夾，而繼續執行當前任務。
- 檢索
——能夠對所集成的文檔加標簽，關鍵詞，甚至能夠全文檢索。
- 云端、客戶端同步
3.1 Evernote便捷集成
作為使用了evernote多年的用戶，我對它抱有感恩之情。它已經與我的生活、工作密不可分。如同它的廣告所言，它成為我的一部分大腦。不但能夠幫助記住很多東西，也能夠幫我隨時記錄很多東西。
Evernote提供剪輯工具可以添加到chrome瀏覽器的應用，從而閱讀網頁時可以隨時調用歸檔待讀資料。
圖10：evernote的便捷集成工具
evernote可以添加到outlook插件，幫你在閱讀郵件時收藏重要郵件：
那有人會問了，這只是集成一些文檔而已，如果是PPT或PDF電子書籍怎么辦呢？其實evernote完全可以幫你歸檔重要的文檔呢。
圖11：evernote集成文檔
因為文檔體積往往會比較大，作為evernote的免費用戶也許會吃不消。若無意升級，你也可以建立一個“待讀”文件夾，將需要后續閱讀的文檔歸類到此文件夾下，也就形成了一項待辦任務了，同時你在本地的電腦文件夾里也存儲一份。Evernote里的文檔則可以閱讀一份刪除一份，只將有用的信息摘錄出來。
Evernote的搜索功能也比較強大，能夠進行PDF的全文檢索。
圖12：evernote的全文檢索
Evernote的云端同步功能就更方便了。電腦上剪輯的文檔，同步后，手機客戶端、ipad客戶端都可以即刻
訪問到，連U盤的功能也取代掉了。所以要強烈推薦未用的人嘗試一下的。
3.2 用花瓣網集成圖片
圖13：用花瓣網集成圖片
用花瓣網（huaban.com）做圖片集成，是個人無意發現的技巧，也在此提及一下。
原來我的電腦里必有一個文件夾，叫做圖片集，專門放置來自于網絡的各種圖片，分門別類，有攝影欣
賞，服飾搭配，設計素材，寵物，可視化思考，簡筆畫，LOGO設計……存在電腦上，也自然會遇到同樣
的問題，檢索困難，體積龐大，同步不易……
有了花瓣網后，也將花瓣網的采集工具加到Chrome瀏覽器應用里，可以隨時采集網頁上的各種圖片。這
些采集工作和Evernote剪輯工具一樣，隨時調用，不會中斷你當前的工作流。
而在花瓣網里，創建自己的畫板，以主題命名。就圖片而言，個人比較關心的也就是那么幾類：
攝影、寵物、室內裝修、簡筆畫、設計、用戶體驗、商務智能……這有些是關乎工作，有些則是個人生
活。
如此，每次采集都可以將圖片放到自己的分類里。你可以不常去花瓣網，但是自己的資料庫卻一天天豐滿
了。當你哪天想到要找這些主題的參考，打開自己的花瓣網，里面已經采集了那么多素材可供使用，因為
平時也不過是點下鼠標，所以真有點坐享其成的感覺。
四.養成定期整理的好習慣！
能夠獲取信息，又能夠將信息方便集成，但是若沒有定期的整理，難免這些信息時間長了又會趨于雜
亂。所以，就如我們要定期打掃收拾家務一樣，這是必不可少的重要一步。“整理”一詞包含了“檢查并調整
歸類”，“刪除不需要的文檔”，“添加可便搜索的標簽或關鍵詞”等。
平時，電腦文件夾或者Evernote筆記本里，我都會設置一個“臨時文件夾”，以便存放一些暫時無法歸類的
文檔或資料，而定期就要著重看一下這些臨時文件夾，將里面的文檔妥善安置到對應的分類里，以免臨時
文件夾名不副實，成了一個大雜燴。
4.1 不要讓你的evernote爆炸掉
既然evernote相當于你的另一個大腦，不經整理的evernote就是混沌的大腦。
建立了你的主題關鍵詞后，evernote的筆記本也可以建立相應的名稱，以便于你歸類不同的資料、文檔、
圖片等。Evernote會自動按照筆記本的數字及字母順序排序，所以在數字前加字母ABC就幫助我形成了兩
級的排序。同時，字母ABC又可區分3個大的種類。
圖14：我的evernote筆記本分類方法
這個文件夾體系，可以讓我任意拓展其中一個分類，而不會影響其他。
再重申一點：TEM筆記本很重要！
正如本章開篇所言，不管分類再如何完善，都不可避免有時匆忙之中，找不到一個合適的分類而亂存放信
息。所以，滿足足夠的拓展性，建議你設置一個叫Tem（Temporary的簡寫）的筆記本。這個Tem筆記本
一可以讓你迅速存儲，二可以形成待辦事項——沒事可做的時候，最起碼你能整理這個文件夾，讓里面的
文檔該讀的讀該刪的刪，該歸類的就放到對應的筆記本中。
4.2 勤檢查你的電腦文件夾
即使有那么多集成整理工具，我們的工作大部分都要依賴自己的電腦筆記本了。所以若電腦文件夾缺乏條
理，也會很影響我們的工作效率。
不太善于整理家務的我，卻喜歡定期整理自己的電腦。這個習慣大概是從5年前開始吧，當時帶領一個小
團隊，要協調多方的工作，我們很多人的工作都需要放到共享盤里的文件夾里交換維護。所以要建立一套
標準化的文件夾體系很重要。當時花了一番精力去做文件夾的規范并監督執行，取得了不錯的結果。
圖15：復雜的內容協作文件夾體系
當然，這是一個內容管理類的協作很復雜的文件夾了。我們日常的文件夾遠比這個簡單。
圖16：Heidi的文件夾體系
文件夾的設立原則：
- 每級目錄盡量控制在7個文件夾左右
，尤其是根目錄不宜太多。
- 假想中的任何文件都能夠找到歸屬
。比如家庭成員突然發過來一些合影照，你應該放到那里。TEM文件夾的作用在于臨時，你自然可以將這些文檔堆到TEM文件夾里，但是TEM其實相當于臨時收容所，不等于固定的住所。我習慣是在E盤增加Personal的文件夾，將私人的文檔，文章，圖片在這個文件夾里建立相應的分類。
- 每個文件夾下都預留一個臨時文件夾
，以防當新接收到的文件因為不知道如何歸類而導致根目錄無限擴張。
- 序號能夠讓排序查找更為輕松
。為何要在文件夾前加上序號呢？其實就是在瀏覽文件夾的時候，能夠出現優先級的順序。
拿study文件夾為例：
圖17：文件夾序號命名法
4.4 我所理解的桌面
再簡單談一下我所理解的電腦里的“桌面”。我認為“桌面”是一種快捷方式。他的作用在于：
- 快捷方式：
放我們常用的文檔和軟件快捷方式，便于你直接找到它們。
- 一級的臨時文件夾。
桌面也是臨時文檔的收容所。比如別人發過來的文檔，你暫時沒時間讀，也不知道如何歸類。如果你接收了放到D盤或者E盤任何一個文件夾里的TEM，都有可能導致你開完會后就忘記了——直到別人提起。所以這種情況下，往往很多人會存放到桌面。我認為這也是很正確的決定。最起碼你開機的時候可能會看到它。
但是我們的“桌面”卻被濫用了。它被放滿了根本不需要的各類快捷方式，被堆滿了。就像你家里的茶幾，
你放了紅酒開瓶器——雖然你一個月也不用一次，但是它天天在桌面上。你老婆放了一本同學錄，雖然她
只是2個月前用過。某日親戚給你送了一雙小孩子的鞋，你臨時放到茶幾上，后來一直沒有整理。時間長
了，你真正所需的快捷方式和有價值的臨時存放就沒有任何意義。
我建議的桌面應該是這樣的：
1.背景設置為讓你身心愉悅的照片，比如你和家人的合影。
2.存放不超過10個常用工具的快捷方式。
3.建立TEM文件夾——不然你的桌面可能也會不出一個月就膨脹了。
其實，電腦的任務欄也是非常重要的快捷方式領地，而且不需要回到桌面隨調隨用——我最常用的軟件一
般會放到這里，比如截圖、取色、mindmanager等等。
結語
信息的搜集再多，信息的整理再有條理，若不學以致用，也頂多是建立了一個豐富的個人知識庫罷了。
所以最重要的是真正用好這些信息，結合自己的工作、生活，勤思考，多實踐，消化這些信息為自己所用，然后沉淀出自己的知識來。
除了在工作中學以致用外，寫專業博客也是很好的轉化信息的手段，“教勝于學”，寫博客為示人，求指點，求交流，必然會照顧行文章法邏輯，用體系串聯起所讀，所做，所感，所思，所得。為照顧邏輯嚴密，也少不得多加思考，多加質疑，所以每次完成一篇專業博客，也如同自己好好上了一課，也消化了多種信息到自己的知識體系內，這種轉化，比單純集成起來定期閱讀有效多了。
